Wissensdatenbank · aus unserem eigenen Betrieb
Ihr Team schlägt selbst nach. Mit Quelle.
Welche Arbeitsanweisung gilt für meinen Ablauf? Worauf muss ich achten? Wo liegt die Vorlage? Ihre Leute fragen die Wissensdatenbank in eigenen Worten und bekommen die Antwort mit dem Dokument, aus dem sie stammt. Jede Rolle sieht nur ihr Wissen. Und Ihr Firmenwissen liegt nicht mehr auf den Schultern einzelner.
Eigener Betrieb
Lukas Stache, Gründer
Erstes Gespräch: 45 bis 60 Minuten per Video, ohne Vorbereitung. Schriftliche Auswertung im zweiten Gespräch. Ablauf und Aufzeichnung →
Live aus unserer Wissensdatenbank mit Testkonten. Stimme KI-generiert, mit Untertiteln. Wartezeit der Antworten im Zeitraffer gekürzt.
- 0:00Die Antwort steckt in einem Kopf
- 0:05Fragen, Antwort mit Quelle
- 0:30Jede Rolle sieht nur ihr Wissen
- 0:52Abgleich jede Nacht
- 1:00Kostenloser Rundgang
Text zum Video lesen
0:00 Die Antwort steckt in einem Kopf
Wer weiß bei Ihnen, wie es geht? Oft nur eine einzige Person.
0:05 Fragen, Antwort mit Quelle
Neu im Team? Dann fragen Sie die Wissensdatenbank einfach in eigenen Worten. Sie sucht in den Unterlagen, die für diese Rolle freigegeben sind. Die Wartezeit zeigen wir hier gekürzt. Unter der Antwort stehen die Dokumente, aus denen sie stammt. Künstliche Intelligenz kann sich irren. Darum öffnen Sie die Quelle und prüfen selbst.
0:30 Jede Rolle sieht nur ihr Wissen
Jetzt dieselbe Wissensdatenbank, aber mit der Rolle Marketing. Die Anrufliste gehört zum Vertrieb. Also bekommt das Marketing sie nicht. Wer was sehen darf, legen Sie vorher fest. Vertrauliches wird gar nicht erst eingelesen.
0:52 Abgleich jede Nacht
Ihre Leute pflegen die Unterlagen weiter in Ihrer Ablage. Änderungen übernimmt die Wissensdatenbank in der Nacht.
1:00 Kostenloser Rundgang
Ob sich das für Ihren Betrieb lohnt, klären wir im kostenlosen Rundgang. 45–60 Minuten, per Video. Den Termin wählen Sie direkt hier auf der Seite.
Wer weiß bei Ihnen, wie es geht?
Die Antwort steckt in einem Kopf. Und der hat heute Urlaub, ist krank oder steckt im wichtigsten Projekt des Jahres.
Die Neue fragt zum zehnten Mal. Zu Recht. Nur kommt Ihre beste Kraft so eine Woche lang kaum zu ihrer eigenen Arbeit.
Welche Fassung gilt? Die Anweisung im Ordner, die in der Mail oder die, die der Kollege anders macht?
Das sind Beispiele, keine Bestandsaufnahme Ihres Betriebs. Wo bei Ihnen Wissen an einzelnen Personen hängt, klären wir im Rundgang.
Fragen wie bei einer Kollegin. Antwort mit Fundstelle.
Die Wissensdatenbank liest, was in Ihrer Ablage steht: Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen, Vorlagen, Checklisten. Wer etwas wissen will, fragt in eigenen Worten.
Fragen. In eigenen Worten, so wie man eine Kollegin fragen würde. Für jede Rolle gibt es passende Startfragen, zum Beispiel im Vertrieb: „Wie reagiere ich auf ‚Dafür haben wir keine Zeit‘?“
Antwort mit Quelle. Nach gut einer Sekunde erscheint die Antwort, Wort für Wort, darunter die Dokumente, aus denen sie stammt.
Selbst prüfen. Ein Klick auf die Quelle zeigt das Original. Wer unsicher ist, fragt weiter – oder den Paten.
(Bild in voller Größe, neues Fenster)Gefragt: „Was muss ich in meiner ersten Woche erledigen?“ Ausschnitt aus der Antwort.
Die Wissensdatenbank findet, was aufgeschrieben ist. Was nur im Kopf steckt, findet sie nicht. Darum schauen wir im Rundgang zuerst, was es bei Ihnen schon gibt.
Was sich für Ihre Leute ändert.
Vier Dinge, die eine Wissensdatenbank im Alltag leistet. Bei jedem steht, wer weiter prüft und entscheidet.
Nutzen 1Neue arbeiten sich ein, ohne jede Frage abzuladen.
- Bisher
- Die Neue fragt, der Erfahrene unterbricht seine Arbeit.
- Mit Wissensdatenbank
- Neue Kolleginnen starten in der Rolle „Einarbeitung“ und sehen genau das, was sie brauchen: Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen und die Ablage. Was dokumentiert ist, schlagen sie selbst nach.
- Wer prüft
- Der Pate. Er begleitet, schult und nimmt ab – er muss nur nicht mehr jede Frage beantworten.
Schematische Darstellung Nutzen 2Urlaub, Krankheit, Projekt: Das Wissen bleibt erreichbar.
- Bisher
- Ist die eine Person weg, bleibt die Frage liegen.
- Mit Wissensdatenbank
- Was aufgeschrieben ist, steht allen Berechtigten jederzeit zur Verfügung, auch wenn die Kollegin, die es geschrieben hat, gerade nicht da ist.
- Wer prüft
- Wer fragt. Im Zweifel bleibt die Rückfrage bei der Fachkraft – nur seltener.
Schematische Darstellung Nutzen 3Antworten, die man nachprüfen kann.
- Bisher
- „Das haben wir schon immer so gemacht.“
- Mit Wissensdatenbank
- Jede Antwort nennt die Dokumente, aus denen sie stammt. Wer entscheidet, schaut ins Original.
- Wer prüft
- Ihre Leute. Wie man KI-Antworten prüft, ist Teil der Schulung.
Schematische Darstellung Nutzen 4Die gültige Fassung statt der alten Kopie.
- Bisher
- Drei Fassungen derselben Anweisung, keiner weiß, welche gilt.
- Mit Wissensdatenbank
- Jede Nacht gleicht die Wissensdatenbank Ihre Ablage ab. Neue Fassungen kommen hinein, veraltete fliegen raus. Bei uns hat der Abgleich nach einer Umnummerierung 4 alte Fassungen entfernt und 15 geänderte nachgezogen.
- Wer prüft
- Wer die Anweisung verantwortet. Ob sie inhaltlich stimmt, entscheidet weiter ein Mensch.
Schematische Darstellung
Schematische Darstellung
Mensch prüft und entscheidet gestrichelt: im Zweifel Rückfrage
Die Einführung: sechs feste Schritte.
Jeder Schritt ist bei uns beschrieben, jedes bekannte Problem dokumentiert. Der Aufbau bei Ihnen läuft nach Checkliste, nicht nach Gefühl.
Rundgang.
45 bis 60 Minuten per Video, kostenlos. Wir schauen, wo bei Ihnen Wissen an einzelnen Personen hängt und was davon schon aufgeschrieben ist. Danach folgen ein kurzer Fragebogen und das Auswertungsgespräch.
Festlegen, wer was sieht.
Gemeinsam mit Ihnen legen wir die Rollen fest und welche Rolle welche Unterlagen sehen darf. Vertrauliches wie Personal, Verträge oder Kundenakten bekommt nur, wer es braucht.
Aufbau.
Wir richten die Wissensdatenbank auf Ihrem Server bzw. in der EU ein und binden Ihre Ablage an. Was vertraulich ist und nicht hineingehört, wird gar nicht erst eingelesen.
Abnahme mit Testkonten.
Für jede Rolle prüfen wir mit einem Testkonto: Sieht sie, was sie sehen soll? Sieht sie nicht, was sie nicht sehen soll? Erst wenn alle Prüfungen bestehen, geht es weiter.
Schulung, 60 bis 90 Minuten.
Ihre Leute lernen, gut zu fragen und Antworten an der Quelle zu prüfen. Die Schulung deckt die KI-Kompetenz ab, die die EU-KI-Verordnung (Art. 4) verlangt.
Betrieb.
Jede Nacht gleicht die Wissensdatenbank Ihre Ablage ab. Ihre Leute pflegen ihre Dokumente wie bisher, nur an einer Stelle.
Wann welcher Schritt dran ist und was er kostet, steht nach dem Rundgang in der schriftlichen Auswertung.
Jede Rolle sieht nur ihr Wissen.
Eine Wissensdatenbank, in der jeder alles findet, wäre ein Risiko. Darum legen Sie fest, wer was sieht – und wir prüfen es, bevor es losgeht.
Bei uns: sechs Rollen – Geschäftsführung, Marketing, Vertrieb, Technik, Büro, Einarbeitung – und 19 Sammlungen, jede mit Freigabe je Rolle.
| Rolle | Prozesse und Anweisungen | Ablage | Vertrieb | Kunden vertraulich | Personal |
|---|---|---|---|---|---|
| Geschäftsführung | sieht | sieht | sieht | sieht | sieht |
| Marketing | sieht | sieht | sieht nicht | sieht nicht | sieht nicht |
| Vertrieb | sieht | sieht | sieht | sieht | sieht nicht |
| Technik | sieht | sieht | sieht nicht | sieht nicht | sieht nicht |
| Büro | sieht | sieht | sieht nicht | sieht | sieht nicht |
| Einarbeitung | sieht | sieht | sieht nicht | sieht nicht | sieht nicht |
Vertrieb: Leads und Recherchen. Kunden vertraulich: Vertrieb sieht die Akquise, Büro die laufenden Projekte.
(Bild in voller Größe, neues Fenster)Marketing fragt nach der Anrufliste des Vertriebs – und bekommt sie nicht.
65 Prüfungen, 0 Fehler
Mit Testkonten je Rolle geprüft: sieht, was sie sehen soll; sieht nicht, was sie nicht sehen soll; darf nichts umbauen.
Eigener Betrieb, Prüfbericht vom 02.10.2026
227 Dateien
bleiben vom Einlesen ausgeschlossen, weil sie vertraulich sind.
Eigener Betrieb, Abgleich vom 01.10.2026
1.822 Dateien
aus Server-Ablage und Drive im nächtlichen Abgleich übernommen, 0 Fehler.
Eigener Betrieb, Abgleich vom 01.10.2026
Fragt ein Konto ohne Berechtigung nach einem Kundenangebot, findet es nichts. Auch Geschäftsführer-Konten können in der Wissensdatenbank nichts umbauen: keine Werkzeuge anlegen, keine Einstellungen ändern. Dafür gibt es ein eigenes Verwaltungskonto.
Was der Betrieb davon hat
Firmenwissen, das nicht an einzelnen hängt.
- Einarbeitung, die nicht an Kollegen hängt. Zugänge stehen als Liste im Plan, Aufgaben und Unterlagen sind dokumentiert. Niemand muss eine Woche daneben sitzen.
- Vertretung ohne Suchaktion. Wer einspringt, findet die gültige Anweisung selbst.
- Ihre erfahrenen Leute werden entlastet. Weniger Wiederholungsfragen, mehr Zeit für die schwierigen Fälle.
- Wissen bleibt im Betrieb. Was aufgeschrieben ist, bleibt nutzbar, auch wenn jemand geht oder in den Ruhestand wechselt.
Wie viel Zeit Sie damit gewinnen, sagen wir nicht pauschal. Bei uns läuft die Einführung im Team gerade; Zahlen zur Nutzung nennen wir, sobald wir welche haben.
Der nächste Schritt
Ihr nächster Schritt: der kostenlose Rundgang.
Im zweiten Gespräch bekommen Sie unsere schriftliche Auswertung: Wo hängt bei Ihnen Wissen an einzelnen Personen, was ist schon aufgeschrieben, und lohnt sich eine Wissensdatenbank für Ihren Betrieb? Auch „lohnt sich nicht“ kann das Ergebnis sein. Und manchmal ist der erste Schritt das Aufschreiben, nicht die Software.
Rundgang per Video, 45 bis 60 Minuten.
Wir schauen gemeinsam, wie bei Ihnen heute gesucht, gefragt und eingearbeitet wird. Vorbereiten müssen Sie nichts, eine Software-Vorführung gibt es nicht.
Kurzer Fragebogen.
Wenige Minuten, per E-Mail nach dem Gespräch.
Auswertungsgespräch, rund 90 Minuten.
In der Regel innerhalb von zwei Wochen besprechen wir die schriftliche Auswertung und unsere Empfehlung.
- Beide Gespräche kostenlos
- Kein Verkaufsgespräch
- Unverbindlich
Gut zu wissen
Die schriftliche Auswertung setzt voraus, dass wir den Rundgang mit Ihrem Einverständnis aufzeichnen. Sie bekommen auch die Aufnahme. Die Entscheider Ihres Betriebs sollten dabei sein; gern zusätzlich die Person, bei der heute die meisten Fragen landen. Zugang zu Ihren Systemen brauchen wir dafür nicht.
Sie sprechen mit Lukas Stache und Michael Rahm, den Gründern der Erzmagier GmbH.
Öffnet unseren Terminplan bei Google Kalender. Lieber schreiben? Zum Formular
Möchten Sie das intern besprechen?
Teilen Sie die Seite mit den Kollegen, bei denen heute die Fragen landen, und mit der Geschäftsführung. Für den Rundgang müssen die Entscheider dabei sein.
Das Wichtigste in drei Punkten
- Worum es geht: eine Wissensdatenbank, in der Ihre Leute selbst nachschlagen, welche Unterlagen und Anweisungen gelten – Antwort mit Quelle, jede Rolle sieht nur ihr Wissen.
- Was vorher zu klären wäre: was schon aufgeschrieben ist, wer was sehen darf, wo die Daten verarbeitet werden.
- Die nächste Entscheidung: ob sich eine Einführung lohnt. Die schriftliche Einschätzung gibt es kostenlos im zweiten Gespräch des Rundgangs.
Häufige Fragen
Wo liegen unsere Daten, und wer liest mit?
Ihre Daten bleiben in der EU. Ablage, Suchindex und Konten liegen auf Ihrem Server bzw. in der EU, und nur Ihr Team hat Zugang. Die Antworten formuliert das Sprachmodell Claude von Anthropic über eine Region in der EU; dafür werden die Frage und die passenden Textstellen übertragen, nicht Ihre ganze Ablage. Vertrauliches, das nicht hineingehört, wird gar nicht erst eingelesen. Was genau wo verarbeitet wird, legen wir vor dem Aufbau schriftlich mit Ihnen fest.
Was kostet das?
Der Rundgang und die schriftliche Auswertung kosten nichts. Was Aufbau und Betrieb einer Wissensdatenbank bei Ihnen kosten, hängt davon ab, wie viele Leute sie nutzen und welche Ablage angebunden wird. Die Größenordnung nennen wir Ihnen im Auswertungsgespräch, bevor Sie irgendetwas unterschreiben.
Wie viel Aufwand haben wir damit?
Für den Rundgang nichts außer der Zeit im Gespräch. In der Einführung brauchen wir Sie an zwei Stellen: beim Festlegen, wer was sieht, und bei der Abnahme. Dazu kommt die Schulung, 60 bis 90 Minuten. Zugang zu Ihren Systemen brauchen wir erst im Projekt, und dann nur nach schriftlicher Vereinbarung.
Was, wenn eine Antwort falsch oder veraltet ist?
KI kann sich irren. Darum nennt jede Antwort die Dokumente, aus denen sie stammt, und Ihre Leute lernen in der Schulung, an der Quelle zu prüfen. Veraltete Fassungen entfernt der nächtliche Abgleich, sobald sie in Ihrer Ablage ersetzt sind. Ob eine Anweisung inhaltlich stimmt, entscheidet weiter der Mensch, der sie verantwortet.
Wer pflegt das Wissen?
Ihre Leute, wie bisher: in Ihrer Ablage. Eine zweite Pflege nur für die Wissensdatenbank gibt es nicht; sie übernimmt jede Nacht, was sich geändert hat.
Brauchen wir dafür eine eigene IT-Abteilung?
Nein. Aufbau und Abnahme übernehmen wir nach einer dokumentierten Checkliste. Wer den laufenden Betrieb betreut, legen wir mit der Übergabe gemeinsam fest, schriftlich und bevor Sie sich entscheiden.
Bei uns steht das meiste nirgends. Bringt das trotzdem etwas?
Dann ist der erste Schritt das Aufschreiben, nicht die Wissensdatenbank. Sie findet nur, was dokumentiert ist. Im Rundgang schauen wir, was es schon gibt – Checklisten, Mails, Ordner – und was zuerst aufgeschrieben werden müsste.
Reden wir über das Wissen in Ihrem Betrieb.
Buchen Sie den kostenlosen Rundgang direkt im Kalender. Oder schreiben Sie uns zwei Sätze: Bei wem landen bei Ihnen die meisten Fragen – und was passiert, wenn diese Person zwei Wochen fehlt?
Öffnet unseren Terminplan bei Google Kalender. Bestätigung und Videolink kommen per E-Mail.
Passt gut, wenn …
- Ein Ablauf wiederholt sich täglich und kostet Zeit.
- Daten liegen in mehreren Programmen und werden von Hand übertragen.
- Antworten stehen irgendwo in Dokumenten oder in einem Kopf.
- Sie wollen in den nächsten drei Monaten etwas umsetzen, nicht erst irgendwann.
Passt nicht, wenn …
- Sie eine fertige Software von der Stange suchen, die morgen läuft.
- Niemand im Betrieb entscheiden darf, was freigegeben wird.
- Sie in den nächsten drei Monaten nichts umsetzen wollen.
Lukas & Michael · Erzmagier GmbH · Zeil am Main