Praxisfall · Buchhaltung · zwei eigene Betriebe in Zeil am Main
Eingangsrechnungen automatisch erfassen. Ein Praxisfall.
Eingangsrechnungen erfassen, die Bank abgleichen, die Buchungsdaten für die Steuerkanzlei zusammenstellen: In vielen Betrieben im Mittelstand ist das Handarbeit, jeden Tag und jeden Monat. In unseren beiden Betrieben in Zeil am Main bereitet die Software diese Schritte seit Mai 2026 vor. Die Buchhaltung prüft, die Geschäftsführung gibt jede Zahlung frei.
- Beleg kommt anMail oder Scan landet im Belegarchiv, der Text wird erkannt.
- Lesen und anlegenLieferant, Nummer, Betrag, Fälligkeit. Die Eingangsrechnung entsteht, immer als offene Rechnung. Unklares geht mit Grund an die Buchhaltung.
- Zahlung freigebenDie Geschäftsführung terminiert die Überweisung in der Bank. Die Software zahlt nichts.
- Bank abgleichenAlle 15 Minuten ordnet die Software Zahlungen den Rechnungen zu. Die Buchhaltung liest morgens gegen.
- DATEV-BuchungsdatenAm 1. und 16. vorbereitet. Die Buchhaltung übernimmt sie, die Kanzlei arbeitet weiter wie gewohnt.
Zum Nachlesen und Weitergeben
Die Case Study zum Ablauf.
Der Weg vom Beleg bis zur Steuerkanzlei mit Vorher-nachher, Belegen aus den Laufprotokollen und Fragen für Ihren eigenen Ablauf. Vier Seiten, für Kollegen, Buchhaltung und Geschäftsführung.
PDF, 4 Seiten, 0,8 MB
Woran Sie es merken.
Der Fall ist Buchhaltung in einem Brennstoffhandel und einer Holzwerkstatt. Das Muster kennt jeder Betrieb, in dem Belege abgetippt, Konten von Hand abgeglichen und Exporte von Hand gestartet werden.
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Rechnungen werden abgetippt. Lieferant, Nummer, Datum, Betrag, Steuersatz. Jede einzeln, obwohl alles schon auf dem Beleg steht.
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Der Kontoauszug wartet auf einen ruhigen Moment. Zuordnen von Hand, meist am Ende der Woche. Bis dahin weiß niemand sicher, wer schon bezahlt hat.
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Am Monatsende der Export. Von Hand gestartet, danach Nachkorrektur, weil Konten und Steuerschlüssel nicht stimmen.
- 04
Die Steuerkanzlei fragt nach einem Beleg. Und jemand sucht.
Was das kostet. Zeit, jeden Tag und jeden Monat. Unsere Buchhalterin schätzt, dass ihr heute rund eine Arbeitswoche im Monat weniger Arbeit bleibt (Einschätzung, keine Messung, Stand 24.09.2026). Dazu Zahlungen, von denen erst Tage später jemand weiß, und Belege, die doppelt im Archiv landen.
Bei uns war es die Buchhaltung, die tippte und nachkorrigierte.Bei Ihnen ist es vielleicht die Buchhaltung, das Sekretariat oder die Geschäftsführung selbst. Der Ansatz ist derselbe: Lesen, anlegen, zuordnen und zusammenstellen bereitet die Software vor. Prüfen und freigeben macht ein Mensch.
Der Ablauf.
So arbeiten wir seit Mai 2026. Die Ausschnitte zeigen Beispieldaten in der Form, in der wir mit ihnen arbeiten, und die Stelle, an der ein Mensch entscheidet.
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Der Beleg kommt an
Rechnungen kommen als Mail oder Scan ins Belegarchiv. Aus dem Postfach reicht ein Klick in einen Eingangsordner: Die Software liest jedes PDF, schickt nur Rechnungen und Gutschriften ins Archiv und lässt Lieferscheine, Bescheinigungen und Mahnungen liegen, bis jemand draufschaut.
Posteingang · EingangsordnerBeispieldaten - 06:40Rechnung 2026-118, Elektro Muster GmbH: ins ArchivSystem
- 06:40Lieferschein 4471 bleibt liegen: keine ForderungSystem
- 06:41Mahnung zu 2026-097 bleibt liegen: Rechnung liegt schon im ArchivSystem
Nur Forderungen gehen ins Archiv. Der Rest wartet auf einen Blick. - 02
Lesen und anlegen
Viermal am Tag liest die Software jede neue Rechnung aus dem erkannten Text: den Lieferanten über USt-IdNr oder IBAN, Nummer, Datum, Betrag, den Steuersatz aus den Stammdaten. Daraus entsteht die Eingangsrechnung in der Warenwirtschaft, dem richtigen Betrieb zugeordnet, mit dem Beleg verknüpft und immer als offene, unbezahlte Rechnung. Was sie nicht sicher lesen kann, meldet sie der Buchhaltung mit Grund, zum Beispiel „Rechnungsnummer nicht lesbar“. Die Buchhaltung klärt es.
Laufbericht · 07:00Beispieldaten - 07:005 neue Belege im Archiv, Texterkennung vorhandenSystem
- 07:004 Eingangsrechnungen angelegt, unbezahlt; Belege umbenannt, z. B. RE_2026-118_03.09.2026.pdfSystem
- 07:011 Beleg wartet: Rechnungsnummer nicht lesbar, Meldung an die BuchhaltungSystem
Ein Lauf, vier Rechnungen, eine Rückfrage. - 03
Bezahlen: Die Geschäftsführung gibt jede Zahlung frei
Die Software zahlt nichts. Die Geschäftsführung sieht in einer Übersicht, was in den nächsten 30 Tagen fällig wird, und gibt jede Überweisung selbst in der Bank frei. Im Pilot erproben wir, Überweisungen vorzubereiten: Betrag, Empfänger und Verwendungszweck liegen bereit. Ausgeführt wird erst, wenn ein Mensch per TAN oder Freigabe-App bestätigt.
Verbindlichkeiten · fällig in 30 TagenBeispieldaten Lieferant Betrag Fällig Stand Elektro Muster GmbH 480,00 € 25.09. 2 % Skonto bis 15.09. Holz Beispiel KG 2.140,50 € 30.09. eingestellt auf 29.09. Pellet Muster AG 8.544,22 € 07.10. Lastschrift erwartet Die Entscheidung bleibt beim Menschen. - 04
Zahlungen automatisch zuordnen, die Buchhaltung liest gegen
Alle 15 Minuten sucht die Software zu neuen Kontobewegungen die passende Rechnung: Kundenzahlungen zu Ausgangsrechnungen, Lieferantenzahlungen zu Eingangsrechnungen. Montags bis freitags bekommt die Buchhaltung morgens eine Übersicht: was zugeordnet wurde und was mit welchem Grund offen ist. Sie prüft die Zuordnungen nachträglich und entscheidet die offenen Fälle.
Tagesbericht Bankabgleich · 07:30 · an die BuchhaltungBeispieldaten Datum Betrag Beleg Ergebnis 11.09. 1.656,00 € Rechnung 23507 zugeordnet 11.09. -433,28 € RE 118347 zugeordnet 10.09. 608,90 € kein Treffer bleibt liegen: keine Kundennummer im Verwendungszweck, seit 2 Tagen Zugeordnet zum Gegenlesen, offen mit Grund. - 05
Zu festen Terminen: DATEV-Buchungsdaten für die Kanzlei
Am 1. und 16. jedes Monats liegen die DATEV-Buchungsstapel fertig vorbereitet bereit: Ausgangsrechnungen, Zahlungen aus den Online-Kanälen und beide Ladenkassen, dazu ein Debitorenstamm, der nur die Kunden des Monats enthält. Die Buchhaltung übernimmt die Daten, die Steuerkanzlei arbeitet damit weiter wie gewohnt. Das Starten und Nachkorrigieren von Hand entfällt.
Monatslauf August 2026Gezählt im Exportordner Betrieb Stapel Buchungszeilen Brennstoffhandel: Rechnungen, Online-Kanäle, zwei Kassen 7 695 Holzwerkstatt: Rechnungen, Online-Kanäle 5 576 Zusammen 12 1.271 Ein Monat, zwölf Dateien, übernommen von der Buchhaltung.
Gezählt, nicht geschätzt.
Eigene Betriebe, Stand 12.09.2026. Die Mengen stammen aus den Laufprotokollen, dem Bankabgleich und den Exportordnern. Ein gemessenes Vorher gibt es nicht; die einzige Zeitangabe ist eine Einschätzung der Person, die die Arbeit vorher hatte. Bei Ihnen kann es ganz anders aussehen.
- Eingangsrechnungen automatisch angelegt, jede als offene Rechnung
- 364
- Eingangsrechnungen ohne Abtippen angelegt
- 7 von 10
- Bankbuchungen automatisch Rechnungen zugeordnet, von der Buchhaltung gegengelesen
- 382
- Ausgangsrechnungen ohne Abtippen als DATEV-Buchungsdaten für die Kanzlei aufbereitet
- 1.937
- DATEV-Buchungsstapel mit 4.644 Buchungszeilen, übernommen von der Buchhaltung
- 47
- Arbeitszeit im Monat weniger, nach Einschätzung unserer Buchhalterin
- rund 1 Woche
Eigene Betriebe · seit Mai 2026 · Stand 12.09.2026
Eigene Betriebe · seit Juni 2026 (329 von 457) · Stand 12.09.2026
Eigene Betriebe · seit Mitte August 2026 · Stand 12.09.2026
Eigene Betriebe · Mai bis August 2026 · Stand 12.09.2026
Eigene Betriebe · Mai bis August 2026 · Stand 12.09.2026
Einschätzung, keine Messung · Stand 24.09.2026
Vorher, nachher.
Die Buchhaltung bringt ihre Erfahrung weiter ein. Die Handgriffe, die sich jeden Tag wiederholten, bereitet jetzt die Software vor.
Wo das Muster bei Ihnen sitzt.
Bei Ihnen sind es andere Lieferanten, ein anderes System und Ihre Steuerkanzlei. Die drei Fragen bleiben dieselben.
- Belegeingang: Wer tippt heute ab, was auf dem Beleg schon steht, und wie oft liegt derselbe Beleg zweimal im Archiv?
- Zahlung und Bank: Wer weiß am Dienstag, wer bezahlt hat, und wer gibt Zahlungen frei?
- Übergabe an die Kanzlei: Wie entsteht der Stapel, wer startet ihn, und wie viel wird danach nachkorrigiert?
Wer was entscheidet. Die Software liest, legt an, ordnet zu und stellt zusammen. Jeder Schritt steht im Protokoll, mit Zeit und Grundlage. Die Buchhaltung klärt die gemeldeten Belege, prüft die Zuordnungen und übernimmt die Daten für die Kanzlei. Die Geschäftsführung gibt jede Zahlung frei. Welche Übergabe Ihre Kanzlei braucht, klären wir vor der Umsetzung; steuerlich beraten wir nicht.
Welcher Schritt ist es bei Ihnen? Beim Rundgang finden wir es heraus.
Welcher Ablauf kostet Ihre Leute jede Woche Stunden?
Das finden wir beim Rundgang heraus, 45 bis 60 Minuten per Video. Wählen Sie direkt einen Termin, oder beschreiben Sie kurz Ihr Anliegen, dann melden wir uns persönlich.
Öffnet unseren Terminplan bei Google Kalender. Bestätigung und Videolink kommen per E-Mail.
- Sie wählen einen Termin oder schreiben uns kurz.Im Kalender in zwei Minuten, oder mit zwei Sätzen im Formular.
- Sie bekommen eine Bestätigung.Per E-Mail mit dem Videolink. Nach einer Nachricht melden wir uns persönlich.
- Der Rundgang: 45 bis 60 Minuten per Video.Wir gehen Ihre Abläufe und Daten gemeinsam durch. Danach ein kurzer Fragebogen zu Technik und Organisation.
- Das Auswertungsgespräch: rund 90 Minuten.Innerhalb von zwei Wochen. Sie bekommen die Auswertung aller vier Bereiche mit konkreten Empfehlungen, schriftlich.
Passt gut, wenn …
- Ein Ablauf wiederholt sich täglich und kostet Zeit.
- Daten liegen in mehreren Programmen und werden von Hand übertragen.
- Antworten stehen irgendwo in Dokumenten oder in einem Kopf.
- Sie wollen in den nächsten drei Monaten etwas umsetzen, nicht erst irgendwann.
Passt nicht, wenn …
- Sie eine fertige Software von der Stange suchen, die morgen läuft.
- Niemand im Betrieb entscheiden darf, was freigegeben wird.
- Sie in den nächsten drei Monaten nichts umsetzen wollen.
Lukas & Michael · Erzmagier GmbH · Zeil am Main