Praxisfall · Buchhaltung · zwei eigene Betriebe in Zeil am Main
Jede Rechnung abtippen, jeden Monat von vorn. Warum eigentlich?
Eingangsrechnungen erfassen, die Bank abgleichen, den Stapel für die Steuerkanzlei bauen: In vielen Betrieben ist das Handarbeit, jeden Tag und jeden Monat. In unseren beiden Betrieben in Zeil am Main läuft der Weg vom Beleg bis zur DATEV-Datei von selbst. Was Geld bewegt, entscheidet weiter ein Mensch.
- Beleg kommt anMail oder Scan landet im Dokumentenarchiv, die Texterkennung läuft.
- Lesen und anlegenLieferant, Nummer, Betrag, Skontofrist. Die Eingangsrechnung entsteht, immer unbezahlt.
- Zahlung freigebenDie Geschäftsführung terminiert die Überweisung in der Bank. Die Software zahlt nichts.
- Bank abgleichenAlle 15 Minuten. Kunden- und Lieferantenzahlungen finden ihre Rechnung.
- DATEV-StapelZu festen Terminen an die Buchhaltung, importfertig für Lexware.
Zum Nachlesen und Weitergeben
Die Case Study zum Ablauf.
Der Weg vom Beleg bis zur Steuerkanzlei mit Vorher-nachher, Belegen aus den Laufprotokollen und Fragen für Ihren eigenen Ablauf. Vier Seiten, für Kollegen, Buchhaltung und Geschäftsführung.
PDF, 4 Seiten, 0,8 MB
Woran Sie es merken.
Der Fall ist Buchhaltung in einem Brennstoffhandel und einer Holzwerkstatt. Das Muster kennt jeder Betrieb, in dem Belege abgetippt, Konten von Hand abgeglichen und Exporte von Hand gestartet werden.
- 01
Rechnungen werden abgetippt. Lieferant, Nummer, Datum, Betrag, Steuersatz. Jede einzeln, obwohl alles schon auf dem Beleg steht.
- 02
Der Kontoauszug wartet auf einen ruhigen Moment. Zuordnen von Hand, meist am Ende der Woche. Bis dahin weiß niemand sicher, wer schon bezahlt hat.
- 03
Skonto verfällt unbemerkt. Die Frist steht im PDF, nicht im System.
- 04
Am Monatsende der Export. Eine Software auf einem eigenen Rechner, von Hand gestartet. Danach Nachkorrektur, weil Konten und Steuerschlüssel nicht stimmen.
- 05
Die Steuerkanzlei fragt nach einem Beleg. Und jemand sucht.
Was das kostet. Zwei Arbeitstage je Betrieb und Monat allein für den Export, nach Rechnung unserer Buchhaltung. Dazu Skonto, das verfällt, Zahlungen, von denen erst Tage später jemand weiß, und Belege, die doppelt im Archiv landen.
Bei uns war es die Buchhaltung, die tippte und nachkorrigierte.Bei Ihnen ist es vielleicht die Buchhaltung, das Sekretariat oder die Geschäftsführung selbst. Die Lösung ist dieselbe: Lesen, anlegen, abgleichen und exportieren macht die Software. Freigeben macht ein Mensch.
Der Ablauf.
So läuft es seit Mai 2026. Die Ausschnitte zeigen Beispieldaten in der Form, in der wir mit ihnen arbeiten, und die Stelle, an der ein Mensch entscheidet.
- 01
Der Beleg kommt an
Rechnungen kommen als Mail oder Scan ins Dokumentenarchiv. Aus dem Postfach reicht ein Klick in den Ordner „DMS-Eingang“: Die Software liest jedes PDF, schickt nur Rechnungen und Gutschriften ins Archiv und lässt Lieferscheine, Bescheinigungen und Mahnungen liegen. Rechnungen bekannter Abo-Anbieter holt sie sich von selbst.
Posteingang · Ordner DMS-EingangBeispieldaten - 06:40Rechnung 2026-118, Elektro Muster GmbH: ins ArchivSystem
- 06:40Lieferschein 4471 bleibt liegen: keine ForderungSystem
- 06:41Mahnung zu 2026-097 bleibt liegen: Rechnung liegt schon im ArchivSystem
Nur Forderungen gehen ins Archiv. Der Rest wartet auf einen Blick. - 02
Lesen und anlegen
Viermal am Tag liest die Software jede neue Rechnung aus dem erkannten Text: den Lieferanten über USt-IdNr oder IBAN, Nummer, Datum, Betrag, den Steuersatz aus den Stammdaten, die Skontofrist. Daraus entsteht die Eingangsrechnung im Warenwirtschaftssystem, dem richtigen Betrieb zugeordnet, mit dem Beleg verknüpft und immer unbezahlt. Was sie nicht sicher lesen kann, meldet sie der Buchhaltung.
Laufbericht · 07:00Beispieldaten - 07:005 neue Belege im Archiv, Texterkennung vorhandenSystem
- 07:004 Eingangsrechnungen angelegt, unbezahlt; Belege umbenannt, z. B. RE_2026-118_03.09.2026.pdfSystem
- 07:011 Beleg wartet: Rechnungsnummer nicht lesbar, Meldung an die BuchhaltungSystem
Ein Lauf, vier Rechnungen, eine Rückfrage. - 03
Bezahlen bleibt Handarbeit, mit Blick auf das Skonto
Die Software zahlt nichts. Die Geschäftsführung sieht im Dashboard, was in den nächsten 30 Tagen fällig wird und bis wann Skonto möglich ist, und terminiert die Überweisung in der Bank. Die Skontofrist liest die Software zweimal täglich aus dem Rechnungs-PDF, denn im Warenwirtschaftssystem steht sie nicht.
Verbindlichkeiten · fällig in 30 TagenBeispieldaten Lieferant Betrag Fällig Stand Elektro Muster GmbH 480,00 € 25.09. 2 % Skonto bis 15.09. Holz Beispiel KG 2.140,50 € 30.09. eingestellt auf 29.09. Pellet Muster AG 8.544,22 € 07.10. Lastschrift erwartet Die Entscheidung bleibt beim Menschen, die Frist nicht mehr im PDF. - 04
Die Bank bucht, die Software ordnet zu
Sobald neue Kontobewegungen ankommen, spätestens nach 15 Minuten, sucht die Software zu jeder Buchung die Rechnung: Kundenzahlungen zu Ausgangsrechnungen, Lieferantenzahlungen zu Eingangsrechnungen. Was passt, wird auf bezahlt gesetzt. Jeden Morgen um 07:30 bekommt die Buchhaltung den Bericht: was zugeordnet wurde und was mit welchem Grund liegen bleibt.
Tagesbericht Bankabgleich · 07:30 · an die BuchhaltungBeispieldaten Datum Betrag Beleg Ergebnis 11.09. 1.656,00 € Rechnung 23507 zugeordnet, auf bezahlt 11.09. -433,28 € RE 118347 zugeordnet, auf bezahlt 10.09. 608,90 € kein Treffer bleibt liegen: keine Kundennummer im Verwendungszweck, seit 2 Tagen Zugeordnet zum Gegenlesen, offen mit Grund. - 05
Zu festen Terminen: der Stapel für die Buchhaltung
Am 1. und 16. entstehen aus denselben Daten die DATEV-Buchungsstapel: Ausgangsrechnungen, PayPal, Shopify, Etsy, eBay und beide Ladenkassen, dazu ein Debitorenstamm, der nur die Kunden des Monats enthält. Die Dateien gehen per Mail an die Buchhaltung, die sie in Lexware importiert; ein Wächter prüft, dass sie auch auf dem Netzspeicher liegen. Die Windows-Software, die das vorher gemacht hat, ist abgeschafft.
Monatslauf August 2026Gezählt im Exportordner Betrieb Stapel Buchungszeilen Brennstoffhandel: Rechnungen, PayPal, Shopify, zwei Kassen 7 695 Holzwerkstatt: Rechnungen, PayPal, Etsy, Shopify, eBay 5 576 Zusammen 12 1.271 Ein Monat, zwölf Dateien, kein Handgriff bis zum Import.
Gezählt, nicht geschätzt.
Stand September 2026. Die Mengen stammen aus den Laufprotokollen, den Zustandsdateien des Bankabgleichs und den Exportordnern. Ein gemessenes Vorher gibt es nicht; die einzige Zeitangabe stammt von der Person, die die Arbeit vorher hatte.
- Eingangsrechnungen seit Mai 2026 automatisch angelegt
- 364
- Eingangsrechnungen entstehen seit Juni ohne Abtippen
- 7 von 10
- Bankbuchungen seit Mitte August automatisch zugeordnet
- 382
- Ausgangsrechnungen Mai bis August ohne Handarbeit nach DATEV
- 1.937
- DATEV-Stapel mit 4.644 Buchungszeilen, Mai bis August
- 47
- je Betrieb und Monat weniger, nach Rechnung der Buchhaltung
- 2 Tage
511 Läufe, keine fehlgeschlagen
329 von 457 Rechnungen
316 Kundenzahlungen, 67 an Lieferanten
jede mit eingebetteter E-Rechnung
Rechnungen, PayPal, Shopify, Etsy, eBay, zwei Kassen
unsere Buchhaltung, die die Stapel importiert
Vorher, nachher.
Die Buchhaltung bringt ihre Erfahrung weiter ein. Die Handgriffe, die sich jeden Tag wiederholten, macht jetzt die Software.
Wo das Muster bei Ihnen sitzt.
Bei Ihnen sind es andere Lieferanten, ein anderes System und Ihre Steuerkanzlei. Die drei Fragen bleiben dieselben.
- Belegeingang: Wer tippt heute ab, was auf dem Beleg schon steht, und wie oft liegt derselbe Beleg zweimal im Archiv?
- Zahlung und Bank: Wer weiß am Dienstag, wer bezahlt hat, und wer sieht die Skontofrist, bevor sie verfällt?
- Übergabe an die Kanzlei: Wie entsteht der Stapel, wer startet ihn, und wie viel wird danach nachkorrigiert?
So ist es gebaut. Die Texterkennung liefert das Warenwirtschaftssystem. Ein lokales Sprachmodell benennt die Belege, dafür verlässt kein Beleg das Haus. Der Rest sind kleine Werkzeuge ohne Zufall, die jeden Tag dasselbe tun: lesen, anlegen, abgleichen, exportieren. Jeder Schritt steht im Protokoll, mit Zeit und Grundlage. Was Geld bewegt, macht ein Mensch. Welches Format Ihre Kanzlei erwartet, richten wir danach aus.
Welcher Schritt ist es bei Ihnen? Im KI-Check finden wir es heraus.
Welcher Ablauf kostet Ihre Leute jede Woche Stunden?
Das finden wir im KI-Check heraus, 45 bis 60 Minuten per Video. Wählen Sie direkt einen Termin, oder beschreiben Sie kurz Ihr Anliegen, dann melden wir uns persönlich.
Öffnet unseren Terminplan bei Google Kalender. Bestätigung und Videolink kommen per E-Mail.
- Sie wählen einen Termin oder schreiben uns kurz.Im Kalender in zwei Minuten, oder mit zwei Sätzen im Formular.
- Sie bekommen eine Bestätigung.Per E-Mail mit dem Videolink. Nach einer Nachricht melden wir uns persönlich.
- Der KI-Check: 45 bis 60 Minuten per Video.Wir gehen Ihre Abläufe und Daten gemeinsam durch. Danach ein kurzer Fragebogen zu Technik und Organisation.
- Das Auswertungsgespräch: rund 90 Minuten.Innerhalb von zwei Wochen. Sie bekommen die Auswertung aller vier Bereiche mit konkreten Empfehlungen, schriftlich.
Passt gut, wenn …
- Ein Ablauf wiederholt sich täglich und kostet Zeit.
- Daten liegen in mehreren Programmen und werden von Hand übertragen.
- Antworten stehen irgendwo in Dokumenten oder in einem Kopf.
- Sie wollen in den nächsten drei Monaten etwas umsetzen, nicht erst irgendwann.
Passt nicht, wenn …
- Sie eine fertige Software von der Stange suchen, die morgen läuft.
- Niemand im Betrieb entscheiden darf, was freigegeben wird.
- Sie in den nächsten drei Monaten nichts umsetzen wollen.
Lukas & Michael · Erzmagier GmbH · Zeil am Main