Buchhaltung · aus unseren eigenen Betrieben
Weniger Handarbeit in Ihrer Buchhaltung.
In unseren zwei eigenen Betrieben bereitet die Software Rechnungen und Zahlungszuordnungen vor. Die Buchhaltung prüft, die Geschäftsführung gibt jede Zahlung frei.
Rund 7 von 10 Eingangsrechnungen ohne Abtippen angelegteigene Betriebe · seit Juni 2026 · Stand 12.09.2026
Lukas Stache, Gründer
Erstes Gespräch: 45 bis 60 Minuten per Video, ohne Vorbereitung. Schriftliche Auswertung im zweiten Gespräch. Ablauf und Aufzeichnung →
Schematische Darstellung mit Zahlen aus unseren Betrieben.
- 0:00Einstieg
- 0:23Die Rechnung kommt rein
- 0:51Zahlungen zuordnen
- 1:11Bezahlen mit Freigabe
- 1:31Unterlagen für die Kanzlei
- 1:50Was das im Alltag heißt
- 2:06Und bei Ihnen?
Text zum Video lesen
0:00 Einstieg
7 von 10 Eingangsrechnungen: bei uns ohne Abtippen angelegt! Und die Zahlungen? Die gibt weiterhin die Geschäftsführung frei. Das ist unser Alltag, in zwei eigenen Betrieben in Zeil am Main: einem Brennstoffhandel und einer Holzwerkstatt. In den nächsten Minuten zeige ich Ihnen, wie das läuft. Schritt für Schritt. Mit echten Zahlen!
0:23 Die Rechnung kommt rein
Fangen wir dort an, wo die meiste Handarbeit steckt: bei den Eingangsrechnungen. Früher hieß das: öffnen. Lieferant, Betrag, Datum abtippen. Ablegen. Und heute? Heute werden die Rechnungen automatisch gelesen und angelegt, viermal am Tag. Seit Mai waren das 364 Rechnungen. Und seit Juni: 7 von 10 ohne Abtippen! Was nicht eindeutig ist, bleibt sichtbar liegen, zur Prüfung durch die Buchhaltung.
0:51 Zahlungen zuordnen
Der zweite Zeitfresser: Welche Zahlung gehört zu welcher Rechnung? Bei uns macht ein Abgleich alle 15 Minuten Vorschläge für die Zuordnung. Seit Mitte August: 382 Bankbuchungen! Morgens prüft die Buchhaltung diese Vorschläge. Denn die automatische Zuordnung ersetzt diese Gegenprüfung nicht.
1:11 Bezahlen mit Freigabe
Und beim Bezahlen gilt: Geld fließt nur, wenn ein Mensch es will! Bei uns gibt die Geschäftsführung die Zahlungen frei. Direkt in der Bank. Was wir gerade erproben? Die Überweisung wird schon vorbereitet. Bezahlt ist damit aber noch nichts. Die Freigabe per TAN oder App bleibt bei Ihnen.
1:31 Unterlagen für die Kanzlei
Am Ende steht die Steuerkanzlei. Und die bleibt eingebunden! Zweimal im Monat entstehen bei uns die DATEV-Stapel. Von Mai bis August gingen so 1.937 Ausgangsrechnungen ohne Handarbeit an DATEV. Die Buchhaltung importiert die Stapel. Die Kanzlei arbeitet darauf weiter.
1:50 Was das im Alltag heißt
Und was bringt das? Ein gemessenes Vorher haben wir nicht. Aber unsere Buchhalterin hat es für sich durchgerechnet: rund eine Arbeitswoche im Monat weniger! Das sind Zahlen aus unseren Betrieben. Bei Ihnen kann es ganz anders aussehen.
2:06 Und bei Ihnen?
Wo steckt in Ihrer Buchhaltung die meiste Handarbeit? Das finden wir am besten gemeinsam heraus! Im kostenlosen Rundgang schauen wir 45–60 Minuten mit Ihnen auf Ihre Abläufe. Wo entsteht Handarbeit? Und wo wäre Entlastung sinnvoll? Den Termin wählen Sie über den Link unter dem Video.
Wo steckt bei Ihnen die Handarbeit?
Abtippen, was auf dem Beleg schon steht. Lieferant, Nummer, Datum, Betrag. Rechnung für Rechnung.
Zahlungen den richtigen Rechnungen zuordnen. Und nachfragen, ob schon bezahlt ist.
Unterlagen für die Kanzlei von Hand zusammenstellen. Zum Stichtag, jedes Mal von vorn.
Die Rechnung ist nur das anschaulichste Beispiel. Im Rundgang klären wir, wo in Ihren Buchhaltungsabläufen Entlastung sinnvoll sein könnte.
So verändern sich vier Aufgaben in unserer Buchhaltung.
Bei jeder Aufgabe sehen Sie, was vorbereitet wird und wer prüft oder freigibt.
Aufgabe 1Eingangsrechnungen anlegen
- Bisher
- Öffnen, abtippen, ablegen.
- Heute
- Viermal täglich werden eingegangene Rechnungen gelesen und angelegt, als offene, unbezahlte Rechnung.
- Wer prüft
- Die Buchhaltung. Belege, die nicht sicher gelesen werden, landen mit Grund bei ihr, zum Beispiel „Rechnungsnummer nicht lesbar“. Sie klärt sie.
Aufgabe 2Zahlungen zu Rechnungen zuordnen
- Bisher
- Kontoauszug und offene Rechnungen von Hand abgleichen, wenn Zeit dafür ist.
- Heute
- Alle 15 Minuten werden neue Kontobewegungen passenden Rechnungen zugeordnet.
- Wer prüft
- Die Buchhaltung. Montags bis freitags bekommt sie morgens eine Übersicht: was zugeordnet wurde und was mit welchem Grund offen ist. Sie prüft die Zuordnungen nachträglich und entscheidet die offenen Fälle.
Aufgabe 3Zahlungen freigeben
- Heute
- Die Software zahlt nichts.
- Wer gibt frei
- Die Geschäftsführung gibt jede Zahlung in der Bank frei.
Pilot
Im Pilot: vorbereitet ist nicht bezahlt. Wir erproben, Überweisungen vorzubereiten: Betrag, Empfänger und Verwendungszweck liegen bereit. Ausgeführt wird erst, wenn ein Mensch per TAN oder Freigabe-App bestätigt.
Aufgabe 4Ausgangsrechnungen für die Kanzlei vorbereiten
- Bisher
- Daten von Hand bereitstellen und anschließend korrigieren.
- Heute
- Am 1. und 16. jedes Monats liegen die Buchungsdaten der Ausgangsrechnungen fertig vorbereitet bereit.
- Wer übernimmt
- Die Buchhaltung übernimmt sie, die Steuerkanzlei arbeitet damit weiter wie gewohnt.
Schematische Darstellung · eigene Betriebe · Stand 12.09.2026
Welche Aufgaben es bei Ihnen sind, klären wir im Rundgang
Der ganze Praxisfall Schritt für Schritt, mit Case Study als PDF
Diese Mengen haben wir in unseren eigenen Betrieben gezählt.
Ein Brennstoffhandel und eine Holzwerkstatt in Zeil am Main. Gezählt aus den eigenen Abläufen. Ein gemessenes Vorher gibt es nicht.
Rund 7 von 10
Eingangsrechnungen ohne Abtippen angelegt.
Eigene Betriebe · seit Juni 2026 (329 von 457) · Stand 12.09.2026
382
Bankbuchungen automatisch Rechnungen zugeordnet, von der Buchhaltung gegengelesen.
Eigene Betriebe · seit Mitte August 2026 · Stand 12.09.2026
1.937
Ausgangsrechnungen ohne Abtippen für die Kanzlei aufbereitet; übernommen hat sie die Buchhaltung.
Eigene Betriebe · Mai bis August 2026 · Stand 12.09.2026
Einschätzung, keine Messung
Rund eine Arbeitswoche im Monat weniger.
Nach Rechnung unserer Buchhalterin, keine Messung.
Eigene Betriebe · Einschätzung September 2026 · Stand 24.09.2026
Das sind Zahlen aus unseren Betrieben. Bei Ihnen kann es ganz anders aussehen. Das klären wir im Rundgang.
Der nächste Schritt
Ihr nächster Schritt: der kostenlose Rundgang.
Im zweiten Gespräch bekommen Sie eine schriftliche Auswertung mit unserer Empfehlung, ob und wo Entlastung in Ihrer Buchhaltung sinnvoll ist. Auch „lohnt sich nicht“ kann das Ergebnis sein.
Rundgang per Video, 45 bis 60 Minuten.
Wir schauen gemeinsam auf Ihre Abläufe. Vorbereiten müssen Sie nichts, eine Software-Vorführung gibt es nicht.
Kurzer Fragebogen.
Wenige Minuten, per E-Mail nach dem Gespräch.
Auswertungsgespräch, rund 90 Minuten.
In der Regel innerhalb von zwei Wochen besprechen wir die schriftliche Auswertung und unsere Empfehlung.
- Beide Gespräche kostenlos
- Kein Verkaufsgespräch
- Unverbindlich
Gut zu wissen
Die schriftliche Auswertung setzt voraus, dass wir den Rundgang mit Ihrem Einverständnis aufzeichnen. Sie bekommen auch die Aufnahme. Dabei sein sollte die Geschäftsführung, gern zusammen mit der Person, die die Buchhaltung täglich macht.
Sie sprechen mit Lukas Stache und Michael Rahm, den Gründern der Erzmagier GmbH.
Öffnet unseren Terminplan bei Google Kalender. Lieber schreiben? Zum Formular
Den Rundgang in 30 Sekunden ansehen (0:27)
Sie arbeiten in der Buchhaltung?
Dann kennen Sie die Handgriffe am besten. Leiten Sie die Seite an Ihre Geschäftsführung weiter. Am Rundgang nimmt die Geschäftsführung teil, gern gemeinsam mit Ihnen.
Einzelne Aufgaben kurz erklärt.
Mit Untertiteln. Wählen Sie das Thema, das Sie interessiert.
Rund 7 von 10 Eingangsrechnungen ohne Abtippen · 0:25
eigene Betriebe · seit Juni 2026 · Stand 12.09.2026
Wie oft nehmen Sie dieselbe Rechnung in die Hand? · 0:30
Tippt Ihre Buchhaltung noch ab? · 0:24
Wer gibt die Zahlung frei? Sie. · 0:27
Pilot
Ausgangsrechnungen für die Kanzlei vorbereiten · 0:33
eigene Betriebe · Mai bis August 2026 · Stand 12.09.2026
Häufige Fragen
Welche Aufgaben bleiben bei unserer Buchhaltung?
Prüfen, klären und übernehmen. Bei uns klärt die Buchhaltung die Belege, die mit Grund bei ihr landen, prüft montags bis freitags morgens die Zuordnungen der Bank und übernimmt die vorbereiteten Daten für die Kanzlei. Bei unseren Eingangsrechnungen wurden rund 7 von 10 ohne Abtippen angelegt: eigene Betriebe, seit Juni 2026, Stand 12.09.2026.
Zahlt die Software selbst?
Nein. Bei uns gibt die Geschäftsführung jede Zahlung in der Bank frei. Im Pilot wird eine Überweisung nur vorbereitet; ausgeführt wird sie erst nach der Freigabe per TAN oder App.
Bleibt unsere Steuerkanzlei eingebunden?
Ja. In unseren Betrieben arbeitet die Steuerkanzlei mit den vorbereiteten Daten weiter. Welche Übergabe Ihre Kanzlei braucht, klären wir vor der Umsetzung. Steuerlich beraten wir nicht.
Müssen wir unsere Buchhaltungssoftware ersetzen?
Das ist keine Voraussetzung. Welche Programme Sie nutzen und was sich anbinden lässt, schauen wir uns im Rundgang an.
Wer sieht unsere Belege und Bankdaten?
Vor jeder Umsetzung legen wir schriftlich fest, welche Daten verarbeitet werden, wo das geschieht und wer darauf zugreifen darf. Vertraulichkeit vereinbaren wir vor dem ersten Zugriff. Für den Rundgang brauchen wir keinen Zugang zu Ihren Systemen.
Was kostet der Rundgang, und wie viel Zeit braucht er?
Nichts. Das erste Gespräch dauert 45 bis 60 Minuten, der Fragebogen wenige Minuten, das Auswertungsgespräch rund 90 Minuten. Über Preise sprechen wir erst, wenn klar ist, was für Sie sinnvoll ist.
Reden wir über Ihre Buchhaltung.
Buchen Sie den kostenlosen Rundgang direkt im Kalender. Oder schreiben Sie uns zwei Sätze: Welche Aufgabe macht Ihrer Buchhaltung am meisten Arbeit?
Öffnet unseren Terminplan bei Google Kalender. Bestätigung und Videolink kommen per E-Mail.
Passt gut, wenn …
- Ein Ablauf wiederholt sich täglich und kostet Zeit.
- Daten liegen in mehreren Programmen und werden von Hand übertragen.
- Antworten stehen irgendwo in Dokumenten oder in einem Kopf.
- Sie wollen in den nächsten drei Monaten etwas umsetzen, nicht erst irgendwann.
Passt nicht, wenn …
- Sie eine fertige Software von der Stange suchen, die morgen läuft.
- Niemand im Betrieb entscheiden darf, was freigegeben wird.
- Sie in den nächsten drei Monaten nichts umsetzen wollen.
Lukas & Michael · Erzmagier GmbH · Zeil am Main