Praxisfall · Weidewild · eigener Betrieb · Vorabseite
Bei jedem Auftrag dieselbe Handarbeit. Warum eigentlich?
Suchen, übertragen, abgleichen: In vielen Abläufen beginnt diese Arbeit bei jedem Vorgang von vorn. Bei Weidewild hing der Überblick über Bestand und Bestellungen an Johannes. Das Video zeigt zuerst das Muster, dann die Umsetzung in der echten Anwendung.
Kapitel
- 0:00Dieselben Rückfragen, dieselbe Handarbeit
- 0:15Hier setzt Prozessautomatisierung an
- 0:29Ein Serviceauftrag als Beispiel
- 1:07Warum es jedes Mal von vorn losgeht
- 1:33Mit einem konkreten Ablauf anfangen
- 2:09Vom Ablauf zur Lösung
- 3:17So haben wir es bei Weidewild umgesetzt
- 4:33Der Ansatz im Arbeitsablauf
- 4:49Case Study und Kontakt
Zum Nachlesen und Weitergeben
Die Case Study zum Projekt.
Der Weidewild-Fall mit Vorher-nachher-Belegen aus der echten Anwendung und Fragen für Ihren eigenen Ablauf. Vier Seiten, für Kollegen und Führungskräfte.
PDF, 4 Seiten, 0,5 MB
Woran Sie es merken.
Der Fall ist Wildfleisch. Das Muster kennt jeder Betrieb, in dem bei jedem Auftrag gesucht, übertragen und abgeglichen wird.
- 01
„Haben wir davon noch was?“ Die Frage hat im Betrieb genau eine Adresse. Wer sie nicht erreicht, schätzt.
- 02
Jeder neue Auftrag wird einzeln bewertet. Was ist vorhanden, was ist schon vorgesehen, was muss nachbestellt werden. Das dauert, bis die eine Person Zeit hat.
- 03
Der Bestand steht auf Zetteln und in Excel, der Rest im Kopf. Und nirgends stimmt er ganz.
- 04
Etiketten und Listen von Hand. Jeden Tag dieselben Handgriffe, bei jedem Stück.
- 05
Urlaub oder Krankheit dieser Person heißt: erst einmal warten. Oder raten.
Was das kostet. Aufträge, die liegen bleiben. Doppelarbeit und Fehler, die keiner bemerkt, weil niemand nachprüfen kann. Und ein Betrieb, der am Kalender einer einzigen Person hängt.
Bei Weidewild war es Johannes. Bei Ihnen ist es vielleicht der Meister, die Disponentin oder Sie selbst. Die Lösung ist in allen Fällen dieselbe: Bestand, Bedarf und Erfassung in einem System, das jeder im Betrieb sehen kann.
Die Anwendung.
So sieht es gelöst aus. Die Bilder zeigen die echte Anwendung mit Beispieldaten, die Geräte sind in der Demo simuliert.
- 01
Bestand sichtbar machen
Jedes Stück hat Gewicht, Lagerplatz und Status. Die Übersicht unterscheidet, was frei ist, was schon reserviert ist und was für Hofladen und Automat geführt wird. Vorhanden heißt nicht automatisch verfügbar.
Stückliste mit Status und Lagerort. - 02
Bestand und Auftrag verbinden
Eine Bestellung kommt aus dem Shop. Die Anwendung wählt passende verfügbare Stücke und reserviert sie für genau diesen Auftrag. Bedarf und Bestand hängen jetzt sichtbar zusammen.
Zwei Stücke sind diesem Auftrag zugeordnet. - 03
Und wenn nicht genug da ist?
Die Bedarfsübersicht zeigt, welche Menge aus offenen Bestellungen noch nicht gedeckt ist. Das ist die Grundlage für die nächsten Arbeitsschritte, ohne dass jemand erst nachfragen muss.
Fehlmenge auf einen Blick. - 04
Wiegen, erfassen, kennzeichnen
Die Erfassung beginnt beim Einlagern: Zuschnitt und Lagerplatz wählen, das Gewicht kommt von der Waage, der Stückdatensatz entsteht, das Etikett wird gedruckt. Vorher stand das mit Kugelschreiber oder Edding auf dem Beutel.
Gewicht von der Waage, Etikett aus dem Drucker. Geräte in der Demo simuliert. - 05
Mehrere Verkaufswege, ein Lager
Bestellungen aus dem Onlineshop werden importiert. Ware für Hofladen und Automat wird über eigene Bestände geführt, Verkäufe vor Ort werden in der Anwendung gebucht. Beides landet im selben Lagerprozess.
Verkauf vor Ort buchen.
Vorher, nachher.
Johannes bringt seine Erfahrung weiterhin ein. Die Informationen stehen jetzt auch in der Anwendung.
Wo das Muster bei Ihnen sitzt.
Vielleicht geht es bei Ihnen um Bauteile statt um Wildfleisch. Die Frage bleibt dieselbe: Was ist für welchen Auftrag vorgesehen, und was fehlt noch?
- Material und Lager: Was ist für welchen Auftrag vorgesehen, was ist wirklich frei?
- Einsatzplanung: Wer wird wann und wo gebraucht, und wer weiß das außer einer Person?
- Kundenaufträge: Was fehlt für den nächsten Schritt, und wo steht das?
So ist es gebaut. Die Anwendung verbindet den Shop (Bestellimport), das Lager (Stücke mit Gewicht, Ort und Status), Waage und Etikettendrucker. KI steckt darin wenig. Das meiste sind kleine Werkzeuge, die Schritte automatisieren und Systeme verbinden, und die jeden Tag dasselbe tun. Sie läuft bei Weidewild, nicht bei uns.
Welcher Ablauf ist es bei Ihnen? Im KI-Check finden wir es heraus.
Sprechtext des Videos zum Nachlesen
0:00 Dieselben Rückfragen, dieselbe Handarbeit
Bei jedem Auftrag dieselben Rückfragen und dieselbe Handarbeit. Warum eigentlich? Eine E-Mail prüfen, eine Liste abgleichen, jemanden nach dem aktuellen Stand fragen. Und beim nächsten Auftrag? Wieder von vorne.
0:15 Hier setzt Prozessautomatisierung an
Genau solche Abläufe lassen sich vereinfachen und teilweise automatisieren. Ich bin Lukas von Erzmagier. Ich zeige Ihnen, wie wir dabei vorgehen und woran Sie einen sinnvollen Ansatz für Ihren Betrieb erkennen.
0:29 Ein Serviceauftrag als Beispiel
Stellen Sie sich einen Serviceauftrag vor. Die Anfrage kommt per E-Mail. Der Termin steht im Kalender. Eine Liste zeigt, welches Material vorhanden ist. Bevor jemand loslegen kann, muss er diese Informationen zusammenbringen. Ist der Termin bestätigt? Ist das Material schon für einen anderen Auftrag vorgesehen? Was fehlt noch? Also wird gesucht, abgeglichen und nachgefragt. Vielleicht werden dieselben Angaben danach noch einmal in eine andere Liste übertragen. So entsteht bei jedem neuen Vorgang zusätzliche Handarbeit.
1:07 Warum es jedes Mal von vorn losgeht
Die einzelnen Informationen können dabei durchaus stimmen. Der Zusammenhang zwischen ihnen muss aber jedes Mal von einem Menschen hergestellt werden. Oft übernimmt das eine erfahrene Person. Sie kennt die Absprachen und erkennt, was zusammengehört. Das hilft dem Betrieb. Gleichzeitig landen immer wieder dieselben Rückfragen bei ihr. Hier liegt ein Ansatzpunkt für Prozessautomatisierung.
1:33 Mit einem konkreten Ablauf anfangen
Wir beginnen mit einem überschaubaren Vorgang. Zum Beispiel mit der Vorbereitung eines Einsatzes. Was löst ihn aus, welche Informationen werden gebraucht und was muss anschließend passieren? Dann gehen wir den heutigen Weg durch. Wo wird etwas gesucht? Wo wird eine Angabe erneut eingetragen? Und wo müssen zwei Listen von Hand verglichen werden? Daraus entsteht ein konkreter Auftrag für die Lösung: Informationen passend zuordnen, vorhandene Angaben weiterverwenden und den aktuellen Stand dort sichtbar machen, wo das Team ihn braucht.
2:09 Vom Ablauf zur Lösung
Im gedachten Servicebeispiel könnten Angaben aus einer Anfrage in einen Auftrag übernommen werden. Eine Zuordnung zeigt, welches Material dafür vorgesehen ist. Eine Rückmeldung aktualisiert den Stand. Dafür braucht es klare Regeln: Welche Angaben gehören zusammen? Wann ist ein Schritt abgeschlossen? Und bei welchen Abweichungen muss ein Mensch entscheiden? Diese Ausnahmen werden gezielt sichtbar gemacht. Ebenso wichtig ist die Erfassung. Wenn eine Information im Arbeitsablauf bereits entsteht, prüfen wir, wie die folgenden Schritte sie weiterverwenden können. So muss das Team denselben Zusammenhang weniger oft neu herstellen. Ob die Lösung hilft, prüfen wir an der ursprünglichen Aufgabe: Findet ein Kollege den aktuellen Stand? Sieht er, was noch fehlt? Kann er weiterarbeiten, ohne erst mehrere Quellen zusammenzusuchen? Und welche Handgriffe entfallen tatsächlich? Das lässt sich im Alltag beobachten und messen. Eine gute Automatisierung muss sich an solchen konkreten Verbesserungen zeigen. Wie das praktisch aussieht, zeigen wir zum Schluss an Weidewild.
3:17 So haben wir es bei Weidewild umgesetzt
Der Betrieb verkauft Wildprodukte über Hofladen, Verkaufsautomat und Onlineshop. Vorher brachte Johannes Bestand, Lagerort und Bedarf im Kopf zusammen. Jede neue Bestellung bewertete er einzeln. Wir haben dafür eine Lageranwendung mit Bestellzuordnung umgesetzt. In unserer Vorführung mit Beispieldaten braucht ein Auftrag zwei Stücke Hirschgulasch. Vor der Zuordnung ist noch kein Stück reserviert: null von zwei. Die Anwendung ordnet passende Stücke zu. Jetzt sind zwei von zwei reserviert. Wir sehen genau, welche Stücke zu diesem Auftrag gehören. Bei einem davon lässt sich auch der Lagerplatz nachsehen. Diese Information muss ein Kollege nicht erst erfragen. Ein separater Auftrag braucht vier Stücke Hirschbraten. Zwei sind reserviert, zwei fehlen noch. Der offene Bedarf ist sichtbar. Das sind bekannte Bestellungen, keine Nachfrageprognose. Auch beim Erfassen werden Angaben weiterverwendet. Für die Vorführung geben wir das Gewicht ein. Die Anwendung erzeugt den Stückdatensatz und einen Druckauftrag. Eine physische Etikettenausgabe zeigen wir hier nicht.
4:33 Der Ansatz im Arbeitsablauf
Früher wurden Etiketten mit Kugelschreiber oder Edding beschriftet. Heute fließen die erfassten Angaben in diesen Ablauf ein. So wird der allgemeine Ansatz bei Weidewild konkret: zuordnen, nachsehen und Daten weiterverwenden.
4:49 Case Study und Kontakt
Den Weidewild-Fall finden Sie als Case Study zum Download unter dem Video. Mit Vorher-nachher-Belegen und Fragen, die Sie auf Ihren Betrieb übertragen und intern weitergeben können. Denken Sie an einen Ablauf, bei dem Ihr Team ständig sucht, überträgt oder abgleicht. Genau damit können wir anfangen. Michael und ich schauen mit Ihnen darauf. Den Kontakt finden Sie ebenfalls unter dem Video.
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Passt gut, wenn …
- Ein Ablauf wiederholt sich täglich und kostet Zeit.
- Daten liegen in mehreren Programmen und werden von Hand übertragen.
- Antworten stehen irgendwo in Dokumenten oder in einem Kopf.
- Sie wollen in den nächsten drei Monaten etwas umsetzen, nicht erst irgendwann.
Passt nicht, wenn …
- Sie eine fertige Software von der Stange suchen, die morgen läuft.
- Niemand im Betrieb entscheiden darf, was freigegeben wird.
- Sie in den nächsten drei Monaten nichts umsetzen wollen.
Lukas & Michael · Erzmagier GmbH · Zeil am Main